Comment mieux gérer sa comptabilité quand on est auto-entrepreneur ?
Il ne suffit pas de créer une auto-entreprise, il faut aussi savoir la gérer. Gérer son activité d’auto-entrepreneur suppose de trouver et fidéliser ses clients, remplir ses prestations, mais également prendre en charge la gestion administrative et comptable de son entreprise. La comptabilité pour beaucoup d’entre vous c’est compliqué, labyrinthique, sorcier ! Voici quelques astuces pour vous en sortir et restez sereins. Pensez aussi à faire appel à un service d’accompagnement, comme celui que nous vous offrons chez Pôle Entrepreneur.
Le grand avantage du statut d’auto-entrepreneur pour les allergiques à la comptabilité, c’est la facilité de gestion du régime. En effet, vous avez des obligations comptables allégées par rapport à d’autres structures juridiques. Vous n’avez pas à établir de bilan comptable, par exemple, ou à recourir aux services d’un expert-comptable. Néanmoins la comptabilité peut effrayer. Nous vous conseillons de poser les actes suivants pour mieux gérer cette partie de votre activité.
Un compte bancaire dédié pour une situation financière transparente
Comme nous vous l’expliquions, il est obligatoire d’avoir un compte bancaire dédié à votre auto-entreprise (compte courant distinct du compte personnel ou compte professionnel, au choix). C’est d’autant plus pratique que vous pouvez consulter toute votre situation financière immédiatement.
De la régularité
Le plus important concernant votre gestion comptable c’est d’y dédier régulièrement du temps. Prévoyez un créneau chaque semaine ou chaque mois selon le volume de votre activité. Évitez de vous retrouver sous pression au moment de vos déclarations mensuelles ou trimestrielles. Anticipez sur ces désagréments en gérant votre comptabilité au jour le jour.
Devis et factures
Soyez méthodique et méticuleux dans votre gestion comptable, faites des sauvegardes et restez à jour.
Pour chaque nouvelle prestation, effectuez un devis à faire signer par votre client et vous-même. Il stipule vos coordonnées respectives, la date et validité du devis ainsi que la nature de la prestation, ses modalités de paiement, livraison et exécution, et son coût.
Après chaque prestation effectuée, établissez une facture. Relisez notre article sur les mentions obligatoires de facturation.
Conservez bien ces documents, classez-les, et vous y verrez plus clair.
Chez Pôle Entrepreneur, nous vous proposons un logiciel de facturation rapide, fiable et professionnel pour être sûr de bien remplir toutes les obligations légales et pour faciliter vos démarches. Grâce à notre logiciel, la facturation deviendra une routine facile à mettre en place. Vous pourrez aussi centraliser toutes les données comptables de votre entreprise dans le logiciel. Certes cela a un coût, mais la tranquillité d’esprit gagnée est telle que vous en redemanderez.
Un livre de recettes
Le livre de recettes indique chronologiquement et pour chaque prestation le nom du client, la nature de la prestation, son coût, la date et le mode de règlement, et la référence des devis et facture afférents.
Nous vous recommandons d’établir un livre de recettes pour plusieurs raisons :
- Utile en cas de contrôle fiscal ;
- Parfait pour retrouver en un coup d’œil les revenus à déclarer mensuellement ou trimestriellement à l’URSSAF ;
- Nécessaire pour le suivi du paiement de vos factures ;
- Permet de suivre aussi vos factures impayées et d’y remédier ;
- Gérer au quotidien votre auto-entreprise ;
- Anticiper sur vos dépenses (paiement de vos cotisations sociales et fiscales ou du paiement de la TVA) en contrôlant votre trésorerie ;
- Éviter les découverts ;
- Contrôler que vous respectez les seuils des plafonds du régime micro-social et micro-fiscal et les plafonds de TVA.
Bon à savoir Si vous dépassez les plafonds de TVA, que vous êtes commerçant à destination des particuliers et utilisez un logiciel de caisse, vous êtes obligés d’avoir recours à un logiciel de facturation depuis le 1e janvier 2018 et le projet de loi de Finances 2018. Cette mesure vise à lutter contre la fraude à la TVA.
Bon à savoir 2 Si vous dépassez les plafonds de TVA, vous devez aussi garder vos justificatifs d’achat pour récupérer la TVA.
Un registre des achats
Si dans le cadre de votre activité d’auto-entrepreneur, vous vendez des marchandises, des prestations d’hébergement, des fournitures, du matériel, etc. vous devez tenir un registre des achats. Un peu sous le format du livre de recettes, listez-y chronologiquement et pour chaque achat le nom du vendeur, la date et la nature de l’achat, son coût, la date et le mode de règlement, et la référence des justificatifs afférents.
Temps de conservation
Tous les documents relatifs à votre comptabilité doivent être gardés précieusement. La date légale de conservation de vos pièces administratives et comptables est de 10 années.
Il s’agit ici de conserver vos devis, vos factures, vos avenants, si pertinent, mais aussi vos justificatifs. Pensez aux duplicatas papier ou numérique, aux sauvegardes numériques ou sur Cloud, pour ne pas être pris au dépourvu. Classez vos archives chronologiquement pour plus d’efficacité. Vous pouvez utiliser en complément un classement mensuel ou annuel, ou un classement différencié selon la nature du document (devis, facture, justificatif).
L'atout d'une comptabilité bien gérée
Pour conclure, une comptabilité bien tenue c’est l’assurance de mieux définir la stratégie de votre activité d’auto-entrepreneur. Repérez vos atouts et vos faiblesses, évaluez vos propres prestations, définissez un programme d’action et un planning pour être plus rentable et plus efficace.