Comment gérer vos impayés, les actions à entreprendre

La date d'échéance d'une facture peut facilement être oubliée et parfois même être reportée intentionnellement par le client en cas de difficultés financières. Quelle que soit la raison de ce retard, il entraîne des problèmes de liquidités pour de nombreuses entreprises. Il est donc essentiel de réagir efficacement face à ces impayés. Voici comment.

Types de valeurs par défaut

En matière d’impayés, la première chose à savoir est que tous les motifs de non conformité ne se produisent pas de la même manière. 

Il existe ainsi différentes façons d'agir, selon le type de défaut auquel on a affaire. En général, il faut distinguer :

• Le Non-paiement intentionnel : le client dispose des moyens nécessaires, mais n’a pas l’intention d’effectuer le paiement.
• Le Non-paiement circonstanciel : le paiement n’est pas effectué parce que le client n’est pas satisfait du service fourni.
• Le Non-paiement accidentel : le client veut payer, mais à ce moment-là, il n’a pas les moyens de le faire.
• Le Non-paiement pour cause de confusion : le paiement n’est pas effectué en raison d’une mauvaise gestion des paiements par l’entreprise ou le particulier.

Conditions pour pouvoir réclamer une dette impayée

Évidemment, c’est le droit de chacun de pouvoir recouvrer l’argent qui lui est dû, mais cela ne s’opère pas automatiquement et à tout prix. Pour qu’une action soit intentée pour réclamer le paiement d’une dette, que ce soit par voie judiciaire ou extrajudiciaire, la dette doit d’abord répondre à une série de conditions :

• La dette doit être exigible : c'est-à-dire que les délais de paiements prévus par le débiteur pour payer la dette est échu sans que la dette ait été payée. Dans le cas contraire, on admet qu'il n'est pas possible de réclamer une dette qui peut encore être acquittée volontairement dans le délai imparti. Cela signifie également qu'il ne doit y avoir aucune opposition au recouvrement de la dette.
• La dette doit être une somme d’argent : afin d’adopter les actions que nous verrons pour récupérer la dette, il est nécessaire, dans tous les cas, de parler d’une dette financière. Ne sont pas admises, les dettes en nature ou consistant à donner un objet ou à faire un acte.
• Le montant de la dette doit être déterminé et bien connu : la somme due doit être clairement établie ou doit pouvoir être précisée au moyen d’une opération arithmétique ou d’une formule simple. Il n’est donc pas possible de réclamer une procédure de recouvrement judiciaire d’une somme d’argent qui n’est pas préalablement quantifiée ou déterminée.

Une fois que ces conditions sont remplies, il est possible d’introduire une requête de recouvrement.

Comment prévenir les impayés ?

Voici quelques conseils utiles pour apprendre à contrôler et à minimiser le risque de non-paiement.

1. Faites des recherches sur votre client

Si vous n’avez jamais travaillé avec un client auparavant, renseignez-vous et découvrez à qui vous avez affaire. Cherchez leur nom sur Google, demandez à vos contacts s’ils savent quelque chose sur votre nouveau client potentiel. Vérifiez également leur solvabilité. Pour les clients commerciaux, vérifiez s’il existe des dettes à leur encontre. La plupart des défauts de paiement peuvent être évités ou sérieusement minimisés en vous renseignant sur les clients à l’avance.

2. Établissez un contrat

Que le client soit votre meilleur ami ou l’un des chefs d’entreprise les plus respectés de votre secteur, vous devez toujours établir un contrat écrit. Ces aspects juridiques doivent être abordés dans le contrat :

• Calendrier de paiement : 40 % d’acompte, 40 % de paiement échelonné et 20 % à l’achèvement des travaux, par exemple.
• Délai : par exemple, payer 30, 60 ou 90 jours après la présentation de la facture.
• Mode de règlement choisi : chèques, carte de crédit, PayPal,  etc.
• Échéance : la date d’achèvement prévue
• Pénalités et indemnité de retard de paiement : le montant facturé au client si une facture n’est pas payée à temps.

Il est important de consigner tous les détails par écrit afin d’éviter tout problème ultérieur.

3. Demandez une caution

Si vous exigez une partie du paiement de la facture à l’avance, vous en absorberez une partie. Demander un acompte ou un paiement anticipé est courant pour les indépendants lorsqu’ils négocient avec des clients et permet de couvrir les dépenses ou le temps que vous avez déjà investi dans un projet.

4. Offrez des remises pour paiement anticipé

Pour les factures importantes, vos clients sont plus susceptibles de payer en totalité (et plus tôt) si vous leur proposez des remises pour paiement anticipé.

5. Permettez le paiement en tranches

Si un petit retard dans les paiements des clients ne perturbe pas de manière significative votre trésorerie, les plans d’échelonnement peuvent créer un terrain d’entente pour vous et votre client.

6. Facturez des frais de retard

Pour encourager les paiements dans les délais, indiquez les frais de retard et leur date d’entrée en vigueur sur vos factures. Vous pouvez également envoyer à votre client une nouvelle facture avec des frais de retard ajoutés après une certaine période de non-paiement. 

Ainsi, si votre client est conscient des pénalités de retard, il est moins susceptible de faire faux bond. Dans le cas contraire, il sera contraint de payer des intérêts. 

Si vous ajoutez des pénalités de retard de manière rétroactive, informez-en d’abord vos clients.

Les mesures à prendre en cas de non-paiement

Si le débiteur ne paie pas, un protocole d'action standard et uniforme doit être établi immédiatement, en tenant toujours compte des délais et des différents canaux de communication avec le débiteur.

1. Évaluez vos options

Demandez-vous si cela vaut vraiment la peine de poursuivre le client. Si le paiement ne représente qu’un faible pourcentage de votre revenu annuel, il est peut-être préférable de laisser tomber et de radier le client pour des affaires futures. Vous risquez de dépenser plus d’argent et d’énergie que cette facture n’en vaut la peine.

2. Faites un suivi

Il est toujours possible qu’il ait perdu la facture ou qu’elle ne lui soit jamais parvenue. Le client était peut-être en vacances ou avait une urgence familiale. Vous ne devez pas supposer immédiatement que le client est un mauvais payeur parce qu’il n’a pas payé à temps. Faites-lui une relance.

Envoyez-lui un courriel amical, mais ferme, lui rappelant que sa facture est en retard et que vous voulez résoudre le problème le plus rapidement possible. Demandez-lui également s’il a des doutes sur le produit ou le service que vous lui avez fourni, ou s’il a besoin d’aide pour effectuer le paiement.

3. Cherchez le dialogue

Si vous ne recevez pas de réponse à vos rappels et à vos lettres, envisagez d’appeler ou de rencontrer le client pour discuter du problème et négocier une solution.

Commencez par rappeler au client les conditions de paiement que chacun s’est engagé à respecter. Posez des questions qui vous aideront à comprendre pourquoi vous n’avez pas été payé. 

S’il s’agit d’un simple oubli, il vous suffira peut-être d’attirer l’attention de l'intéressé par un contact personnel pour être payé. Mais si vous n'avez pas été payé parce que le client a des difficultés financières, une solution consiste à mettre en place un plan de paiement ou à accepter un paiement partiel. Ce dernier vous permettra de résoudre la situation sans recourir à des actions plus coûteuses et plus longues.

4. Parlez à un avocat.

Lorsque votre client résiste ou ignore vos demandes alors qu'il vous semble toujours que la facture impayée en vaut la peine, vous devriez demander l'aide de professionnels. 

Ne vous limitez pas à l'aide d'un ami. L'idéal est de rencontrer un véritable avocat qui vous suggérera les mesures juridiques que vous pouvez prendre à l'encontre du client.

Vous devez également veiller à ne pas outrepasser les dispositions prévues par la loi. Un assistant juridique vous aidera à éviter les problèmes avec les lois applicables.

5. Entrez dans une démarche de médiation formelle du conflit.

La médiation formelle consiste à faire appel à un médiateur rémunéré pour vous aider à trouver un accord avec votre client. Cependant, votre client doit accepter la médiation pour qu’elle soit efficace. Souvent, les clients qui vous évitent déjà n’accepteront pas la médiation, mais vous pouvez toujours attirer leur attention sur ce point en dernier recours.

6. Engagez une agence de recouvrement

Une agence de recouvrement peut également être engagée pour recouvrer la dette à votre place. Vous pouvez trouver une agence de recouvrement réputée exactement comme vous le feriez pour d’autres professionnels, tels que des comptables ou des avocats. 

7. Recours au tribunal

Si le débiteur persiste dans sa situation de non-paiement, une lettre de mise en demeure de payer doit être faite par des moyens fiables, par exemple via burofax ou un notaire, lui donnant un délai pour payer la dette.

Une fois ce délai écoulé sans que le paiement ait été effectué, le créancier peut alors réclamer le montant devant le tribunal en déposant la demande de recouvrement appropriée. Ce qui entraînera des frais de justice et la constitution des intérêts correspondants. 

Les procédures d'injonction de payer sont les procédures les plus agiles pour réclamer légalement une dette dûment documentée. Mais le référé-provision est également une procédure d'urgence grâce à laquelle vous pouvez faire citer à comparaître votre débiteur et obtenir une ordonnance qui l'oblige à régler sa dette plus rapidement.

Autres choses à faire pour recouvrer une dette 

La méthode utilisée pour recouvrer l’argent qui vous est dû est souvent aussi importante que ce que vous faites.

• Soyez persévérant : En matière de recouvrement de dettes, la roue qui grince est généralement réparée en premier. Un client qui a des problèmes financiers et qui n’a assez d’argent que pour payer un seul créancier paiera probablement celui qui fait le plus de bruit.
• Soyez rapide dans le suivi : Aussi inconfortable que cela puisse paraître, il est important d’effectuer rapidement toutes les étapes de suivi. Il est plus facile de recouvrer une petite dette qu’une grosse. Laisser la dette (et les frais de retard) s’accumuler au fil des mois ne fera que la rendre plus difficile à payer.
• Soyez poli et professionnel : Attendre d’être payé est stressant, mais il est important de se rappeler que l’on attrape plus de mouches avec du miel qu’avec du vinaigre, comme le dit le proverbe. Vous ne devez pas crier, accuser ou menacer votre client. Tenez-vous-en aux faits, soyez ferme et professionnel. 
• Ne continuez pas à travailler : Si vous travaillez sur un projet à long terme ou sur une mission en cours pour laquelle vous avez convenu d’être payé mensuellement ou à des intervalles similaires, vous devez cesser de fournir le travail si votre client ne vous paie pas. Parfois, le fait d’informer votre client que vous avez arrêté de travailler suffit à vous faire payer.

Il existe plusieurs façons de réclamer le paiement d’un client débiteur. Parmi elles, les experts conseillent de faire appel à des sociétés de gestion de recouvrement professionnelles pour mener à bien un processus d’ordre de paiement. En outre, ils soulignent l’importance de conserver toutes sortes de documents prouvant l’existence d’une action commerciale.

Maintenant que vous en savez plus sur les actions à entreprendre pour régler vos impayés, retrouvez les autres articles de notre académie :

Code APE auto entrepreneur : Ce qu'il faut savoir
Assurance auto entrepreneur : Tout ce que vous devez savoir
Comment faire un devis auto entrepreneur ?
CFE auto entrepreneur : Tout ce que vous devez savoir
Compte bancaire auto entrepreneur : Quelles sont les obligations ?