10 astuces pour bien gérer sa comptabilité

Connaître vos obligations comptables 

Avant d’en venir aux astuces et bonnes pratiques à adopter pour bien gérer votre comptabilité, il est important de connaître vos différentes obligations comptables. Votre régime de micro-entrepreneur prévoit des exigences plus souples au niveau de la gestion en comparaison à celles qui ont cours pour les autres formes d’entités commerciales. 

De manière générale, vos obligations à caractère ou à incidence comptable incluent :

• La tenue d’un livre journalier de recettes et d’un registre des achats éventuellement
• L’émission de factures conformes aux règles de formes en vigueur
• La conservation des documents et justificatifs comptables sur une période de 10 ans 
• La déclaration de votre chiffre d’affaires
• L’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre activité lorsque votre CA dépasse le seuil de 10.000 € durant 2 années consécutives.

Quel intérêt à bien gérer votre comptabilité ?

Il est fondamental pour vous d’avoir une tenue de compte claire et régulière pour plusieurs bonnes raisons. Un bon suivi comptable assure avant tout une meilleure visibilité et transparence sur les finances et la gestion de votre auto-entreprise. Vos comptes donnent une vision précise de la rentabilité et la santé financière de votre activité

La tenue de compte assure aussi la justesse de vos déclarations et le calcul correct de vos contributions sociales et fiscales. Lors d’un contrôle fiscal, vos comptes peuvent faciliter les vérifications et rassurer l’administration quant à l’exactitude de vos déclarations. 

Ils sont enfin un gage de protection, puisqu’ils peuvent servir comme preuve juridique dans le cadre d’une action en justice, mais aussi pour des réclamations formulées à l’administration en cas de contentieux fiscal. 

8 conseils pour bien gérer votre comptabilité en auto-entrepreneur

Assurer sa comptabilité seul et dans les règles n’a pas à être bien compliqué. En dépit de la relative simplicité du régime de la micro-entreprise, une certaine rigueur est à observer dans la tenue de vos comptes. Si vous souhaitez la prendre en charge vous-même, voici quelques astuces et conseils qui vous faciliteront la tâche. 

1. Investir dans un bon logiciel de comptabilité et de facturation

Si l’usage de tableaux Excel et/ou sur papiers répond à des soucis d’économie, ces solutions peuvent s’avérer peu pratiques pour la gestion de votre comptabilité. Si vous avez une masse importante de factures ou de documents comptables à éditer, investir dans un logiciel de comptabilité et/ou facturation peut être un excellent choix. Cela vous permettra d’émettre des factures normalisées, sans erreurs/omissions et d’assurer la conformité de vos documents comptables. Selon les fonctionnalités intégrées, vous pourrez centraliser et gérer toute votre comptabilité à partir d’un seul et même outil.

2. Avoir un duplicata de vos documents

Les duplicatas sont des copies ou doubles de vos documents comptables (factures, devis et autres justificatifs). Les avoir en version papier ou numérisée peut vous éviter le stress, les incohérences et autres désagréments pouvant résulter de la perte de vos pièces comptables originales.   

3. Numériser et conserver vos documents comptables dans le cloud  

Parce que vous êtes appelé à archiver et conserver vos documents comptables plusieurs années après leur date d'émission, recourir à des solutions de stockage virtuel comme le cloud est généralement conseillé. C’est une option compatible avec la plupart des logiciels comptables. Elle facilite la centralisation de vos documents, évite la défaillance des disques durs physiques et l’encombrement de l’archivage papier.

4. Conserver les preuves de vos achats professionnels

Conserver les preuves de vos achats professionnels est indispensable, d’autant plus si votre auto-entreprise est redevable de la TVA. Ainsi, s’il arrive que vous franchissez le plafond de franchise de TVA, une facture d’achat vous permettra de justifier vos dépenses et de récupérer la TVA payée éventuellement.  

5. Penser à bien numéroter vos factures

Si la numérotation chronologique et suivant une séquence continue constitue avant tout une obligation légale, elle répond aussi à un besoin de praticité dans l’organisation. Pour parfaire cette dernière, prenez soin de ranger vos factures. Vous pouvez le faire par dossier, dans un ordre chronologique et avec des codes couleurs pour vous y retrouver facilement. 

6. Anticiper sur les décalages de flux de trésorerie 

Cette anticipation est essentielle pour avoir une longueur d’avance et prévenir vos potentielles difficultés futures. Cela peut être fait avec l’option pour le BFR (besoin en fonds de roulement). Il s’agit d’un indicateur permettant d’estimer vos besoins de financement sur le court terme pour vous assurer d’avoir à disposition les fonds nécessaires à vos activités opérationnelles entre les décaissements et encaissements. Ainsi, le financement du BFR fonctionne comme un argent de secours pour limiter vos risques de découverts.

7. Gardez à l’esprit les seuils de chiffres d’affaires

Le chiffre d’affaires constitue une donnée fondamentale de la vie de l’auto-entreprise. En fonction de ses fluctuations vous pourrez être maintenu sous le régime de la micro-entreprise, radié ou muté vers une autre forme d’entreprise. 

Vous avez également le plafond de chiffre d’affaires à ne pas dépasser si vous souhaitez continuer à bénéficier de la franchise de TVA. Votre seuil de chiffre d'affaires peut également conditionner le bénéficies de certaines aides disponibles et cumulables avec le statut d’auto-entrepreneurs.  

8. Suivre votre comptabilité de façon régulière

Nul besoin d’attendre le moment de votre déclaration mensuelle ou trimestrielle pour essayer à la hâte de mettre de l’ordre dans votre comptabilité. Dans l’idéal, assurez un suivi quotidien de vos transactions lorsque c’est possible. Aménagez du temps pour effectuer vos calculs lors de l’émission de vos factures de même que pour le calcul de vos charges lors de vos déclarations de CA. Dans tous les cas, suivre régulièrement votre comptabilité vous épargnera des erreurs et omissions préjudiciables pour vous et votre activité.